Häufige Fragen zur Buchhaltung klar und kompakt beantwortet

Wir starten mit einem kurzen, kostenlosen Kennenlerntermin im persönlichen Termin, oder auch per Telefon oder Video. Danach erhalten Sie eine Checkliste benötigter Unterlagen. Wir richten sichere Zugänge zu unseren Tools ein. Zum Monatsstart stimmen wir Fristen ab und definieren klare Zuständigkeiten. Während der Übergangsphase prüfen wir Altbestände und klären offene Punkte. Sie behalten jederzeit den Überblick über Status und nächste Schritte.

Für die laufende Buchhaltung benötigen wir wiederkehrend Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege sowie relevante Verträge. Am einfachsten laden Sie alles digital in den geteilten Ordner oder die App. Einheitliche Dateinamen und eine kurze Notiz bei Besonderheiten helfen, Rückfragen zu vermeiden. Papierbelege fotografieren Sie bitte frontal und gut lesbar. Fristen besprechen wir vorab; ideal sind monatliche Sammel-Uploads. Fehlt etwas, melden wir uns zeitnah mit einer strukturierten Checkliste.

Beides ist möglich. Wir bevorzugen digitale Prozesse, weil sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und Nachweise revisionssicher ablegen. Dafür stellen wir Ihnen einfache Upload-Wege per App, E-Mail-Weiterleitung oder Drag-and-drop-Ordner bereit. Papierbelege übernehmen wir ebenfalls: Sie senden einen Scan, ein gutes Foto. Egal welcher Weg: Wir dokumentieren Schritte nachvollziehbar und halten gesetzliche Aufbewahrungspflichten ein.

Unsere Standardbearbeitungszeit für laufende Belege liegt, je nach Umfang, zwischen fünf und sieben Werktagen ab vollständigem Eingang. Dringende Fälle priorisieren wir nach Absprache. Für monatliche Abschlüsse vereinbaren wir feste Stichtage, damit Auswertungen pünktlich vorliegen. Rückfragen klären wir proaktiv, damit Prozesse nicht ins Stocken geraten. Transparenz ist uns wichtig: Sie sehen Bearbeitungsstatus und offene Punkte im Dashboard oder erhalten kurze Statusmails. In saisonalen Spitzen informieren wir rechtzeitig über geänderte Zeitfenster.

Wir arbeiten mit etablierten, GoBD-konformen Systemen und wählen die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt. Möglich sind zum Beispiel DATEV-Umgebungen, cloudbasierte Belegplattformen und Schnittstellen zu Shop-, Kassen- oder ERP-Systemen. Wichtig sind uns sichere Zugriffe, klare Berechtigungen und saubere Belegkreisläufe. Wenn Sie bereits Software nutzen, prüfen wir eine reibungslose Anbindung und vermeiden doppelte Erfassung. Vor dem Start erhalten Sie eine kurze Einweisung sowie Best Practices für Uploads, Freigaben und den Austausch mit Ihrem Steuerberater.

Wir verstehen uns als verlässliche Schnittstelle zu Ihrem Steuerberater. Nach Freigabe richten wir sichere Zugänge ein, definieren Datenformate und Übergabezyklen und stimmen uns zu Fristen ab. Auswertungen, Belegnachweise und OP-Listen stellen wir strukturiert bereit. Rückfragen sammeln wir gebündelt, damit Sie nicht mehrfach antworten müssen. Auf Wunsch bereiten wir Besprechungen vor und dokumentieren Ergebnisse. Ziel ist ein nahtloser Prozess ohne Medienbrüche, damit Jahresabschluss und Steuererklärungen durch den Steuerberater effizient erstellt werden können.

Transparenz ist uns wichtig. In der Regel kalkulieren wir nach Belegvolumen, Komplexität und gewünschtem Leistungsumfang. Für planbare Abläufe bieten wir Pauschalen mit klar definierten Inhalten an; für variable Aufgaben arbeiten wir auf Stundenbasis mit dokumentierten Zeiten. Vor Start erhalten Sie ein individuelles Angebot inklusive Leistungsbeschreibung. Preisänderungen stimmen wir rechtzeitig ab, wenn Umfang oder Prozesse sich nachhaltig ändern. Sie zahlen nur für Leistungen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen.

Ja. Wir richten Kassenprozesse GoBD-konform ein, prüfen Belege auf Vollständigkeit und Plausibilität und achten auf korrekte Zahlungszuordnung. Für Reisekosten und Spesen stellen wir einfache Erfassungslösungen bereit, inklusive Fotofunktion, Kilometerpauschalen und Währungsumrechnung. Richtlinien für Trinkgelder, Bewirtungen und Privatanteile dokumentieren wir klar, damit Mitarbeitende sicher buchen. Am Monatsende erhalten Sie übersichtliche Auswertungen. Fehlende Nachweise fordern wir strukturiert nach, um spätere Korrekturen zu vermeiden.

Auf Wunsch übernehmen wir das OPOS-Management: Wir stimmen Zahlungsläufe ab, gleichen offene Posten ab und bereiten Mahnstufen nach Ihren Vorgaben vor. Freundliche Zahlungserinnerungen versenden wir termingerecht und dokumentieren Reaktionen. Für strittige Fälle definieren wir Eskalationswege. Schnittstellen zu Bank, Kasse oder Faktura sorgen für aktuelle Daten. Sie behalten die Liquidität im Blick und reduzieren Außenstände. Umfang und Tonalität sprechen wir im Vorfeld ab, damit das Mahnwesen zu Ihrer Kundenbeziehung passt.

Wir setzen auf langfristige Zusammenarbeit ohne starre Bindung. Üblich sind klare Kündigungsfristen, die fair zur Aufgabenlage passen; Details halten wir im Angebot fest. Zum Monatsende können Sie Leistungen beenden oder anpassen, sofern keine individuellen Sonderregelungen vereinbart wurden. Vor einer Beendigung sorgen wir für eine saubere Übergabe der Daten und Zugänge. Offene Fragen, To-dos und Ansprechpartner dokumentieren wir transparent, damit Sie jederzeit nahtlos weiterarbeiten können – intern oder mit einem neuen Dienstleister.